Apotti-järjestelmää kehitetään käyttäjien kokemusten pohjalta
Käyttäjien näkemyksiä Apotti-järjestelmästä selvitettiin tammi-maaliskuussa Helsingissä, Kauniaisissa, Keravalla ja Vantaalla. Järjestelmän käyttäjien kokonaisnäkemys on kriittinen: kehitystyötä ja toiminnanmuutoksen jalkauttamista tarvitaan edelleen. Järjestelmän käytettävyyttä kehitetään vuonna 2022 korkealla prioriteetilla ja kyselyn perusteella tunnistetut kehityskohteet toteutetaan Apotti 2.0 -kehitysohjelmassa.
Käyttäjäkysely lähetettiin yhteensä noin 15 000:lle Apotti-järjestelmän käyttäjälle Helsingin, Kauniaisten, Keravan ja Vantaan sosiaali- ja terveydenhuollossa, ja siihen vastasi kaikkiaan 4 427 henkilöä (vastausprosentti 27,5). Kyselyssä pyydettiin palautetta yhteentoista Apotti-järjestelmän käyttöä koskevaan väittämään. Vastaajat antoivat lisäksi vapaata palautetta järjestelmän kehittämiskohteista ja onnistumisista.
Vastaajista 45 % kuului hoitohenkilöstöön (esim. sairaanhoitaja, terveydenhoitaja tai lähihoitaja), 24 % oli sosiaalihuollon ammattilaisia, 9 % erityistyöntekijöitä (esim. terapeutti, psykologi tai farmasisti), 8 % lääkäreitä ja 6 % toimistotyöntekijöitä.
Suurin osa (93 %) vastaajista käyttää Apotti-järjestelmää työssään päivittäin.
Tyytyväisyys lisääntyy pidemmän käyttökokemuksen myötä
Vantaalla Apotti-järjestelmä otettiin käyttöön vaiheittain vuosien 2019–2020 aikana. Helsingissä, Kauniaisissa ja Keravalla järjestelmän käyttöönotot tapahtuivat vuonna 2021. Suurin osa vastaajista (54 %) oli ehtinyt käyttää järjestelmää 6–12 kuukautta, 17 % 3–6 kuukautta ja 11 % 1–2 vuotta. Yli 2 vuotta järjestelmää oli käyttänyt 13 % vastanneista.
Pidempi käyttökokemus näkyy arvioissa: Vantaan Apotti-käyttäjät ovat yleisesti ottaen hieman tyytyväisempiä järjestelmään kuin Helsingin, Kauniaisten ja Keravan vastaajat.
– Apotti-järjestelmän käyttöönotto on erittäin suuri toiminnanmuutos, asiakkuudet ja portfolionhallinta -yksikön johtaja Ulla Kuukka Oy Apotti Ab:sta sanoo.
– Suurin osa vastanneista oli ehtinyt käyttää järjestelmää 3–12 kuukautta. Järjestelmän käyttöön harjaantuminen vaatii aikaa, koska Apotti poikkeaa merkittävästi aiemmista järjestelmistä muun muassa rakenteisen kirjaamisen vuoksi. Myös uusien toimintatapojen omaksuminen vie aikaa.
Erityisen kriittisiä olivat lääkärit, tyytyväisimpiä erityistyöntekijät
Parhaat arviot vastanneet antoivat väittämiin ”Tiedän, mistä saan tukea Apotti-järjestelmän käyttöön ja ohjeet ovat hyödyllisiä”, ”Apotti-järjestelmän vasteajat ovat nopeita” ja ”Diagnoosien ja suoritteiden (sosiaalihuollossa asiakaskontaktien) kirjaaminen on helppoa ja ne kirjautuvat oikein”. Kriittisimmin vastaajat arvioivat väittämiä ”Apotti-järjestelmä on auttanut parantamaan hoidon ja palvelun laatua” ja ”Apotti-järjestelmää käyttäen päivittäinen työni on tehokasta”.
Vastaajia pyydettiin myös kertomaan näkemyksiään Apotti-järjestelmän tärkeimmistä kehittämiskohteista ja hyvistä puolista. Eniten mainintoja sekä kehittämiskohteena että järjestelmän hyvänä puolena keräsivät järjestelmän käytettävyys ja sisältö. Myös esimerkiksi ajanvaraus- ja lääkitystoiminnallisuuksien sekä järjestelmän käyttöön liittyvän koulutuksen ja ohjeiden kehittämistä toivottiin. Positiivisia mainintoja keräsivät muun muassa Apotin työkoritoiminnallisuus, järjestelmän nopeus ja toimintavarmuus sekä mahdollisuus personointiin.
Apotti 2.0 -ohjelma pyrkii parantamaan käyttäjätyytyväisyyttä
Apotti käynnisti syksyllä 2021 Apotti 2.0 -ohjelman, joka tähtää järjestelmän käytettävyyden ja käyttäjätyytyväisyyden parantamiseen. Kehitystyötä tehdään yhdessä noin sadan sote-ammattilaisen kanssa ja myös käyttäjäkysely on tärkeä työkalu kehityskohteiden kartoittamiseksi.
– Useita Apotti 2.0 -ohjelmaan liittyviä parannuksia on jo Apotti-järjestelmän käyttäjien hyödynnettävissä ja uusia parannuksia valmistuu joka kuukausi, Kuukka kertoo. – Esimerkiksi potilaan tärkeimpien tietojen esitystapaa on parannettu ja eri toimintojen näkymiä on yksinkertaistettu ja yhdenmukaistettu. Kuluvan vuoden aikana muun muassa lääkitysnäkymiä kehitetään edelleen ja Maisan puolella esimerkiksi sosiaalihuollon hakemusten käytettävyyttä parannetaan. Myös Apotin käyttäjäkoulutuksia uudistetaan, jotta käyttäjät pystyisivät hyödyntämään järjestelmän ominaisuuksia tehokkaasti.
– On erittäin tärkeää saada säännöllisesti tietoa siitä, miten järjestelmää tulee kehittää. Käytettävyysasiantuntijamme analysoivat tämän kyselyn tulokset, ja teemme analyysin perusteella lisäyksiä ja tarkennuksia Apotti 2.0 -ohjelman tiekartalle. Kiitos nyt ja aiemmin saadun palautteen sekä asiakas- ja potilastietojärjestelmiä koskeneen tutkimuksen, meillä on varsin hyvä käsitys siitä, millaisia kehitystoimenpiteitä järjestelmän käyttäjät toivovat.
Järjestelmän käyttäjien näkemyksiä kartoitetaan seuraavan kerran vuoden 2023 alussa.
– Uskon, että käyttäjätyytyväisyys paranee jatkuvasti kehitysohjelman edetessä ja järjestelmän käyttökokemuksen karttuessa, Kuukka arvioi.
Tehdyn kyselyn mukaan Kauniaisissa ovat Apotti-kuntien tyytyväisimmät käyttäjät
– Erityisen tyytyväisiä meillä ollaan Maisa-portaaliin. Se on helppokäyttöinen ja monipuolinen kuntalaisten ja ammattilaisten välinen työkalu. Hoidon sujuvuutta parantaa se, että perusterveydenhuollon yhteistyö erikoissairaanhoidon ja suun erikoishoidon yksikön kanssa on helpottunut ja tiivistynyt. On myös hyvä muistaa, että Apotti on uusi ja kehittyvä järjestelmä, parannuksia saadaan koko ajan lisää, sanoo sosiaali- ja terveysjohtaja Ulla Tikkanen.