Apottisystemet utvecklas utifrån användarnas erfarenheter

Användarnas synpunkter på Apottisystemet utreddes genom en enkät i januari–mars i Helsingfors, Grankulla, Kervo och Vanda. Systemanvändarnas övergripande syn är kritisk: utvecklingarbete och implementering av det förändrade arbetssättet behövs fortfarande. Systemets användbarhet kommer att ökas med hög prioritet 2022 och de tack vare enkäten identifierade utvecklingsmålen genomförs i utvecklingsprogrammet Apotti 2.0.

En användarenkät skickades till ca 15 000 Apottianvändare inom social- och hälsovården i Helsingfors, Grankulla, Kervo och Vanda. Sammanlagt 4 427 personer svarade (svarsprocent 27,5). I enkäten bad vi användarna ta ställning till elva påståenden om användningen av Apottisystemet. Därtill gav enkätsvararna fri respons på systemet, på vad som behöver utvecklas och vad som har lyckats.

Av dem som svarade var 45 procent vårdpersonal (t.ex. sjukskötare, hälsovårdare, närvårdare), 24 procent anställda inom socialvården, 9 procent specialarbetare (t.ex. terapeut, psykolog, farmaceut), 8 procent läkare och 6 procent kontorsanställda.

Största delen (93 %) använder Apottisystemet dagligen i sitt arbete.

Längre erfarenhet ger nöjdare användare

I Vanda lanserades Apottisystemet stegvis 2019–2020. Helsingfors, Grankulla och Kervo tog systemet i bruk 2021. Största delen (54 %) av enkätsvararna hade hunnit använda systemet i 6–12 månader, 17 procent i 3–6 månader och 11 procent i 1–2 år. Över 2 års användarerfarenhet hade 13 procent av enkätsvararna.

Längre användningserfarenhet syns tydligt i bedömningarna: Apottianvändarna i Vanda är i regel något nöjdare med systemet än användarna i Helsingfors, Grankulla och Kervo.

– Apottisystemet medför en stor förändring i arbetssättet, säger Ulla Kuukka, direktör för kundrelationer och portföljhantering i Oy Apotti Ab.

– Största delen dem som svarade på enkäten hade hunnit använda systemet i 3–12 månader. Det tar tid att sätta sig in i systemet, eftersom Apotti skiljer sig avsevärt från tidigare använda system bl.a. på grund av strukturerad dokumentation. Att tillägna sig nya arbetssätt går inte heller så snabbt.

Mest kritiska var läkare, mest nöjda specialarbetarna

De högsta betygen gavs påståendena ”Jag vet var jag hittar stöd för användningen av Apottisystemet och anser anvisningarna vara nyttiga”, ”Apottisystemets responstider är korta” och ”Det är enkelt att dokumentera diagnoser och prestationer (i socialvården klientkontakter) och de blir rätt införda i systemet”. Mest kritiska bedömningar fick påståendena ”Apottisystemet har bidragit till bättre vård och service” och ”Apottisystemet har gjort mitt dagliga arbete effektivare”.

Enkätsvararna ombads också berätta om sin syn på de viktigaste utvecklingsområdena och på vad de ser som goda sidor i Apotti. Mest omnämnanden både som ett utvecklingsområde och som en god sida fick systemets användbarhet och innehåll. Man efterfrågade utveckling av t.ex. tidsboknings- och medicineringsfunktionerna samt bättre systemutbildning och anvisningar. Positiv respons gavs på arbetskorgsfunktionen och möjligheten att anpassa systemet efter användarens behov samt på att systemet är snabbt och driftssäkert.

Programmet Apotti 2.0 har fokus på bättre användarnöjdhet

Hösten 2021 startade Apotti programmet Apotti 2.0 som fokuserar på bättre användbarhet och ökad användarnöjdhet. Utvecklingen sker i samarbete med ungefär ett hundra yrkesutbildade personer inom social- och hälsovården, och användarenkäten utgör ett viktigt verktyg i definitionsarbetet.

– Ett flertal justeringar i anknytning till Apotti 2.0 har redan gjorts i Apottisystemet och nya förbättringar lanseras varje månad, säger Kuukka. – Vi har bl.a. åskådliggjort presentationen av de viktigaste patientuppgifterna samt förenklat och förenhetligat vyer för olika funktioner. Under innevarande år kommer även medicineringsvyerna att omarbetas och i Maisa förbättras användbarheten i bl.a. socialvårdens ansökningar. Också användarutbildningen förnyas, så att användarna ska få bästa möjliga nytta av systemets olika egenskaper.

– Det är ytterst viktigt att vi får regelbunden information om hur systemet behöver utvecklas. Efter att våra användbarhetsspecialister analyserat resultaten av denna enkät gör vi tillägg och preciseringar i roadmapen för programmet Apotti 2.0. Tack vare responsen både nu och tidigare och resultaten av undersökningen om klient- och patientdatasystem har vi en tämligen god uppfattning om hurdana utvecklingsåtgärder systemanvändarna önskar sig.

Nästa gång kommer vi att kartlägga användarnas synpunkter i början av 2023.

– Jag är övertygad om att användarnöjdheten förbättras i takt med att utvecklingsprogrammet fortskrider och erfarenheten av att använda systemet ökar, säger Kuukka.

Enligt enkäten hade Grankulla de mest nöjda Apotti-användarna
– Speciellt nöjda är man här med Maisa-portalen. Den är lätt att använda och ger ett mångsidigt verktytg för kommuninvånarna och hälsovårdspersonalen. Smidigheten förbättras genom att samarbetet mellan bashälsovården och specialsjukvården samt munhälsovårdens specialenheter har förenklats och blivit tätare. Det är skäl att minnas att Apotti ännu är ett nytt system som ständigt uvecklas och att vi hela tiden får nya förbättringar, konstaterar social- och hälsovårdsdirektör Ulla Tikkanen.

Läs sammandraget av enkäten på finska: Apotin-loppukayttajakysely-yhteenveto-2022.pdf